Zoom sur l’organisation d’un forum

L’organisation d’un forum est un véritable défi à relever, surtout si vous l’organisez en plein air. Pourtant, ce concept a le vent en poupe et fait de plus en plus d’adeptes. Cet article vous permettra de découvrir comment réussir l’organisation d’un forum.

Petit guide d’organisation d’un forum

Pour organiser un forum, vous devez tout d’abord déterminer le lieu. Vous avez la possibilité de choisir entre différents types de lieux. Mais actuellement, la tendance est aux événements en plein air. En effet, avec le covid et les effets qu’il engendre, de nombreux forums ont été annulés. Les mesures de confinement ont rendu impossible l’organisation d’événements comme le forum. L’impact de la crise sanitaire s’est fait alors ressentir dans le secteur de l’événementiel. Toutefois, en riposte à la pandémie, les différents prestataires tentent d’aligner leurs prestations aux mesures sanitaires mises en place. L’une des alternatives pour organiser un forum en cette période de pandémie est de l’organiser en plein air. Bien sûr, il y a des conditions qu’il faut respecter. En tant qu’organisateur, vous devez tenir compte de ces conditions. Quoi qu’il en soit, l’organisation d’un forum en plein air présente des avantages indéniables. Vous pouvez choisir le mobilier, le style de décoration, etc., et respecter les mesures de distanciation.

Oui, malgré les mesures prises pour contenir la pandémie, la tenue d’un forum en chapiteau reste toujours envisageable. Par exemple, il est tout à fait possible d’en organiser un en utilisant un chapiteau XXL. Ces structures sont généralement utilisées pour les vaccinations contre le covid. Il suffit d’adapter l’idée à la tenue d’un forum. Grâce à ce type de chapiteau, les espacements peuvent parfaitement être respectés. De plus, ces structures sont parfaitement modulables et aménageables. De ce fait, les organisateurs peuvent facilement créer une entrée et une sortie et aménager des cloisons à l’intérieur des chapiteaux. L’on peut facilement mettre à disposition des personnes sous le chapiteau un distributeur de gel hydroalcoolique. Cette option est tout à fait bénéfique du point de vue de l’organisation.

Les éléments à prendre en compte lors de la location de chapiteaux

Avant de passer à la location d’un chapiteau pour l’organisation d’un forum, vous devez déterminer les points suivants. Le prestataire peut en avoir besoin pour vous proposer les chapiteaux qu’il vous faut.

  • Les types de chapiteaux

Le chapiteau peut apporter un certain cachet à votre événement. Selon vos besoins, vous pouvez louer un chapiteau tente, des barnums, des stands ou des pagodes.

  • L’emplacement

L’emplacement est également un critère important. Il faut en effet informer le prestataire du type de sol où sera installé le chapiteau. Il doit en effet évaluer les diverses contraintes et restrictions et s’organiser en conséquence.

  • La surface

Il est également important de prendre en compte la surface où sera installé le chapiteau. Cet élément vous aidera à déterminer la taille du chapiteau idéal. Il vous incombe donc de fournir les informations afférentes au prestataire.

  • Nombre de participants

Pour déterminer la taille et le nombre de chapiteaux à louer pour votre événement, il est nécessaire d’avoir une idée précise du nombre de participants. Vous devez également évaluer approximativement le nombre de visiteurs attendus afin que la structure soit vraiment adaptée.